Политика в отношении обработки персональных данных ООО «ФНЭБ»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных ООО «ФНЭБ» определяет основные принципы, цели, правовые основания, состав и порядок обработки персональных данных, меры по их защите, а также порядок реализации прав субъектов персональных данных.

1.2. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «ФНЭБ», ОГРН 1057749192270, ИНН 7701630081, адрес: 107078, г. Москва, ул. Садовая Черногрязская, д. 8, стр. 1, этаж 3, пом. 20, 21, электронная почта: projects@energystate.ru.

1.3. Политика применяется к персональным данным, которые Оператор получает при осуществлении своей деятельности, в том числе посредством сайта energystate.ru, при ведении деловой переписки, заключении и исполнении договоров, взаимодействии с работниками, кандидатами, контрагентами и их представителями.

1.4. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими обработку и защиту персональных данных.

1.5. При обработке персональных данных в целях направления рекламы Оператор также учитывает требования статьи 15 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и статьи 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

1.6. Политика является общедоступным документом и размещается на сайте energystate.ru. Оператор обеспечивает неограниченный доступ к Политике в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. Основные понятия

2.1. Для целей настоящей Политики используются понятия в значениях, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

2.2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

2.3. Под обработкой персональных данных понимается любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу в предусмотренных законом случаях, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

3. Принципы обработки персональных данных

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе.

3.2. Обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора.

3.3. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Оператор не допускает избыточной обработки персональных данных по отношению к заявленным целям.

3.4. Оператор принимает меры по обеспечению точности, достаточности и, при необходимости, актуальности персональных данных, а также по удалению или уточнению неполных либо неточных данных.

3.5. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок хранения не установлен федеральным законом, договором или иным законным основанием.

4. Цели обработки, категории субъектов и состав персональных данных

4.1. Обработка обращений, запросов и сообщений, направленных Оператору через сайт, электронную почту и иные каналы связи. Категории субъектов: посетители сайта, заявители и иные физические лица, направляющие обращения Оператору. Персональные данные: фамилия, имя, отчество, если они сообщены субъектом; номер телефона; адрес электронной почты; сведения, содержащиеся в тексте обращения и приложенных к нему материалах, если субъект самостоятельно предоставляет такие сведения. Цель обработки: прием и рассмотрение обращения, подготовка и направление ответа, обратная связь с субъектом. Правовые основания: согласие субъекта персональных данных, а также иные основания, предусмотренные статьей 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, если они применимы к конкретному обращению. Способы обработки: смешанная обработка с использованием средств автоматизации и без их использования. Срок обработки и хранения: до достижения цели рассмотрения обращения и завершения необходимой переписки, после чего данные подлежат уничтожению либо дальнейшему хранению при наличии предусмотренного законом самостоятельного основания.

4.2. Подготовка, заключение, исполнение, изменение и прекращение договоров, а также деловое взаимодействие с физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, контрагентами и их представителями. Категории субъектов: физические лица, индивидуальные предприниматели, представители, работники и контактные лица контрагентов, заказчиков, исполнителей и иных лиц, участвующих в договорных отношениях. Персональные данные: фамилия, имя, отчество; должность; место работы; номер телефона; адрес электронной почты; реквизиты документа, удостоверяющего личность, банковские и иные реквизиты в случаях, когда их обработка необходима для заключения и исполнения договора или предусмотрена законом; иные сведения, непосредственно необходимые для соответствующих договорных отношений. Цели обработки: установление и поддержание деловых отношений, подготовка и заключение договоров, исполнение обязательств, обмен документами, ведение расчетов, претензионная работа и защита законных интересов Оператора. Правовые основания: заключение и исполнение договора, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных; исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации; согласие субъекта в случаях, когда такое согласие требуется. Способы обработки: смешанная обработка с использованием средств автоматизации и без их использования. Срок обработки и хранения: в течение срока действия соответствующих отношений и далее в сроки, установленные законодательством Российской Федерации для хранения договорных, бухгалтерских, налоговых и иных документов. По истечении применимого срока данные уничтожаются или обезличиваются, если отсутствует иное законное основание для обработки.

4.3. Исполнение обязанностей работодателя и ведение кадрового учета. Категории субъектов: кандидаты на замещение вакантных должностей, работники, бывшие работники, а также иные лица, персональные данные которых обрабатываются в связи с трудовыми отношениями в предусмотренных законом случаях. Персональные данные: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; сведения документа, удостоверяющего личность; адрес места жительства и регистрации; контактные данные; сведения об образовании, квалификации и трудовой деятельности; сведения, необходимые для кадрового, воинского, налогового и бухгалтерского учета; страховой номер индивидуального лицевого счета; идентификационный номер налогоплательщика; банковские реквизиты; иные сведения, обработка которых необходима для исполнения обязанностей работодателя и прямо предусмотрена законодательством Российской Федерации. Цели обработки: подбор персонала, оформление и сопровождение трудовых отношений, начисление и выплата заработной платы, ведение кадрового, бухгалтерского, налогового и воинского учета, исполнение обязанностей работодателя, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Правовые основания: Трудовой кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, законодательство о бухгалтерском учете, воинском учете, обязательном социальном страховании и иные применимые нормативные правовые акты, а также согласие субъекта в случаях, когда оно требуется законом. Способы обработки: смешанная обработка с использованием средств автоматизации и без их использования. Срок обработки и хранения: в течение периода, необходимого для достижения соответствующих целей, и далее в течение сроков хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых и архивных документов, установленных законодательством Российской Федерации.

4.4. Исполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации, включая бухгалтерский, налоговый и иной обязательный учет, подготовку и предоставление установленной отчетности, ответы на законные запросы государственных органов. Категории субъектов: работники, бывшие работники, контрагенты, представители контрагентов и иные лица, сведения о которых подлежат обработке в силу закона. Персональные данные: в объеме, прямо необходимом для исполнения конкретной обязанности Оператора, установленной законодательством Российской Федерации. Правовые основания: пункты 2, 3 и иные применимые положения части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а также соответствующие федеральные законы и иные нормативные правовые акты. Способы обработки: смешанная обработка с использованием средств автоматизации и без их использования. Срок обработки и хранения: в течение сроков, установленных применимым законодательством Российской Федерации.

4.5. Направление рекламных сообщений и предложений о товарах, работах и услугах Оператора допускается только при наличии предварительного согласия субъекта персональных данных и адресата рекламы в случаях, когда такое согласие требуется законом. Категории субъектов: физические лица, выразившие согласие на получение рекламных сообщений. Персональные данные: фамилия и имя, если они предоставлены; номер телефона; адрес электронной почты; сведения о выбранном канале связи. Цель обработки: направление рекламных сообщений по согласованным с субъектом каналам связи. Правовые основания: предварительное согласие субъекта персональных данных, полученное отдельно от иных документов и согласий, а также предварительное согласие адресата рекламы в соответствии с Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе». Способы обработки: автоматизированная или смешанная обработка в зависимости от используемого канала связи. Срок обработки и хранения: до отзыва согласия либо прекращения соответствующей цели обработки, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. По требованию субъекта персональных данных обработка его персональных данных в целях продвижения товаров, работ и услуг на рынке прекращается Оператором немедленно в соответствии с частью 2 статьи 15 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

4.6. Обеспечение функционирования и безопасности сайта. Категории субъектов: посетители сайта. Персональные данные и техническая информация: сетевой адрес устройства, сведения о браузере и пользовательском программном обеспечении, дата и время обращения к сайту, адрес запрашиваемого ресурса, иные технические сведения, автоматически передаваемые информационной системой и необходимые для обеспечения работоспособности и безопасности сайта. Цель обработки: обеспечение корректной работы сайта, информационной безопасности, предупреждение и расследование технических сбоев и неправомерных действий. Правовые основания: осуществление прав и законных интересов Оператора при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных, а в случаях, когда требуется согласие, соответствующее согласие субъекта персональных данных. Способы обработки: автоматизированная обработка. Срок обработки и хранения: в течение срока, необходимого для обеспечения работы и безопасности сайта, после чего технические записи удаляются либо обезличиваются, если более длительное хранение не требуется по закону или для защиты прав и законных интересов Оператора.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором лично и работниками, допущенными к обработке персональных данных в объеме, необходимом для исполнения их должностных обязанностей.

5.2. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с таким лицом договора. В поручении определяются перечень персональных данных, перечень операций с ними, цели обработки, требования к конфиденциальности и безопасности, а также иные обязательные условия, предусмотренные частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

5.3. Передача персональных данных третьим лицам допускается при наличии предусмотренного законом основания, в том числе согласия субъекта, необходимости исполнения договора, обязанности по закону либо законного запроса государственного органа.

5.4. Оператор не раскрывает персональные данные неопределенному кругу лиц и не распространяет их без отдельного законного основания. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом для распространения, осуществляется только при соблюдении специальных требований законодательства Российской Федерации.

5.5. Оператор не осуществляет посредством сайта целенаправленный сбор специальных категорий персональных данных, предусмотренных статьей 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, и биометрических персональных данных, предусмотренных статьей 11 указанного Федерального закона. Субъекту не следует указывать такие сведения в свободных полях форм и обращений, если их предоставление прямо не запрошено Оператором на законном основании.

6. Обработка персональных данных при использовании сайта

6.1. При направлении сведений через формы сайта субъекту предоставляется возможность ознакомиться с настоящей Политикой и, когда обработка основывается на согласии, выразить отдельное согласие на обработку персональных данных.

6.2. Оператор запрашивает через формы сайта только те персональные данные, которые необходимы для заявленной цели. Состав полей формы должен соответствовать содержанию согласия и настоящей Политики.

6.3. При использовании файлов, сохраняемых браузером пользователя, средств веб аналитики, рекламных или иных внешних сервисов Оператор до начала соответствующей обработки определяет правовые основания, состав передаваемых сведений, получателей данных, место их обработки и необходимость информирования либо получения согласия пользователя.

6.4. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации с использованием сети Интернет Оператор обеспечивает выполнение требований части 5 статьи 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о записи, систематизации, накоплении, хранении, уточнении и извлечении персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением установленных законом случаев.

6.5. До начала трансграничной передачи персональных данных Оператор выполняет требования статьи 12 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, включая установление правовых оснований такой передачи и направление уведомления в уполномоченный орган в случаях и порядке, предусмотренных законом.

7. Согласие на обработку персональных данных

7.1. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено получение согласия субъекта персональных данных, Оператор получает такое согласие до начала соответствующей обработки.

7.2. Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект персональных данных.

7.3. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных возлагается на Оператора.

7.4. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие. После получения отзыва Оператор прекращает обработку, основанную на таком согласии, если отсутствует другое предусмотренное законом основание для продолжения обработки.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных вправе получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в объеме и порядке, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

8.2. Субъект вправе требовать от Оператора уточнения персональных данных, их блокирования или уничтожения, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать иные предусмотренные законом меры по защите своих прав.

8.3. Субъект вправе требовать прекращения обработки персональных данных в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

8.4. Для реализации прав субъект может направить обращение по адресу электронной почты projects@energystate.ru либо по почтовому адресу Оператора, указанному в пункте 1.2 настоящей Политики. Обращение должно позволять идентифицировать заявителя и определить содержание его требования в объеме, необходимом для его рассмотрения.

8.5. Оператор предоставляет субъекту персональных данных или его представителю сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации о персональных данных, в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения соответствующего запроса. Этот срок может быть продлен не более чем на пять рабочих дней при направлении субъекту персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления. Иные обращения и требования рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

9. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

9.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые и достаточные для выполнения обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о персональных данных.

9.2. К применяемым мерам относятся назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, принятие локальных актов, определение правил доступа к персональным данным, ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с требованиями законодательства и локальными документами, а при необходимости их обучение, осуществление внутреннего контроля и аудита соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства, оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства, учет материальных носителей в применимых случаях, применение средств защиты информации и иных мер в зависимости от характера обработки и установленных угроз. Оценка вреда проводится с учетом требований Приказа Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178 «Об утверждении Требований к оценке вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона «О персональных данных»».

9.3. При обработке персональных данных в информационных системах Оператор принимает меры безопасности с учетом требований статьи 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и Постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

9.4. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации Оператор учитывает требования Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

10. Сроки хранения, прекращение обработки и уничтожение персональных данных

10.1. Сроки обработки и хранения определяются целями обработки, условиями договоров и обязательными сроками хранения документов, установленными законодательством Российской Федерации.

10.2. При достижении цели обработки Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели, если иное не предусмотрено договором, соглашением с субъектом или законом и если у Оператора отсутствует самостоятельное законное основание для продолжения обработки.

10.3. При получении требования субъекта персональных данных о прекращении обработки Оператор прекращает обработку персональных данных либо обеспечивает ее прекращение в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты получения соответствующего требования, если отсутствуют предусмотренные законом основания для продолжения обработки. Указанный срок может быть продлен не более чем на пять рабочих дней при направлении субъекту персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления в соответствии с частью 5.1 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

10.4. В случае выявления неправомерной обработки Оператор принимает меры по ее прекращению, блокированию, уточнению и уничтожению персональных данных в сроки, установленные статьей 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

10.5. Уничтожение персональных данных осуществляется способами, исключающими возможность восстановления их содержания. Если обработка осуществляется без использования средств автоматизации, уничтожение подтверждается актом об уничтожении персональных данных. Если обработка осуществляется с использованием средств автоматизации, уничтожение подтверждается актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. При смешанной обработке подтверждение осуществляется актом и соответствующей выгрузкой из журнала. Акт и выгрузка из журнала хранятся в течение трех лет с момента уничтожения персональных данных. Подтверждение уничтожения оформляется в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных».

11. Заключительные положения

11.1. Оператор пересматривает настоящую Политику при изменении законодательства Российской Федерации, целей и способов обработки персональных данных, состава обрабатываемых данных, применяемых информационных систем и сервисов, а также в иных случаях, когда содержание Политики перестает соответствовать фактическим процессам обработки.

11.2. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения Оператором и размещения на сайте, если самой новой редакцией не установлен иной срок.

11.3. Вопросы, не урегулированные настоящей Политикой, разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11.4. Контакт для обращений по вопросам обработки персональных данных: projects@energystate.ru.